導入企業紹介とインタビュー概要

――はじめに、御社の事業内容を教えてください。

株式会社京王ストアは、京王グループの流通部門の中核を担う一員として、「信頼のトップブランド」を目指しています。京王線沿線を中心に複数事業を展開、地域に密着した企業としてお客様の豊かな快適な暮らしを支えています。

――ご自身はどのような役割・業務を担当していますか？

人事総務部の中で、労務部門を担当しています。採用業務は別チームや各店舗が行うことが多いのですが、採用された方の入社後のデータはすべて私たちが統括して管理しています。多い時には月に100名規模の入退社が発生することもありますが、入退社の時期はさまざまで、一年を通して都度対応しています。

※本インタビューは2024年9月に実施

既存オンプレミス型人事システムとSmartHRとのデータ連携における、想定以上の工数負担とヒューマンエラー発生のリスク

――Reckonerの導入前にどのような課題がありましたか？

まず、SmartHRを導入した背景からお話しします。

弊社では従来からオンプレミス型の人事システムを利用していましたが、従業員数約3,000名、事業所約70拠点という規模に対して、紙ベースでの情報収集や手入力によるデータ登録を行っていたため、作業工数が非常に膨れ上がり、ミス発生のリスクも高い状況でした。この非効率な業務プロセスは、担当者の負担を増大させるだけでなく、業務の属人化にも繋がっていました。

また、人事情報の伝達手段は、印刷物や社内メールでした。そのため、情報伝達にタイムラグが生じ、従業員が必要な情報をタイムリーに得られないケースも見受けられました。情報へのアクセス手段が限られていたことで、従業員間で情報格差が生じてしまうことも課題でした。

これらの課題を解決するために、SmartHRを導入しました。目指したのは、従業員がいつでも必要な情報にアクセスできる人事情報プラットフォームとしての活用（データの民主化の実現）、DX推進、業務効率化、ヒューマンエラーの撲滅です。

SmartHR導入時点で、従来から人事・給与・勤怠データ管理として利用しているオンプレミス型人事システムとのデータ連携が必要になることは把握していました。新規入社者情報は初めにオンプレミス型人事システムに登録されるため、そのデータをSmartHRへ連携させる必要があるためです。まずは手作業で連携作業を始めたのですが、いざ行ってみると想定以上の対応工数がかかり、ヒューマンエラー発生のリスクが大きいことがわかりました。

そこで、連携プロセスのシステム化が喫緊の課題となったのですが、システム開発による連携は、費用と時間的な負担が大きいため、現実的な選択肢ではありませんでした。

Reckoner導入の決め手は
「手厚いサポート体制」「機能面の充実」「真摯に向き合う姿勢」

――Reckonerを導入することにした経緯・理由を教えてください。

連携プロセスのシステム化を行う方法を模索している中、SmartHRのアプリストア「SmartHR Plus」で紹介されていたReckonerを見て、まさに探し求めていたツールだと感じ、すぐに問い合わせをしました。

実はReckoner以外にも、SmartHR Plusで紹介されていた他社のiPaaSツールも検討し、実際に試用まで行ったのですが、セキュリティ要件としてクラウドストレージの利用が必須であったこと、コスト面で予算に見合わなかったこと、そして必要な機能が不足していたことなどから、最終的には見送ることにしました。

Reckonerを選んだ決め手は、大きく分けて3つあります。

1つ目は、手厚いサポート体制です。当社の要件では、Reckonerでもクラウドストレージの利用が必須だったのですが、スリーシェイク社の担当者は、最適なクラウドストレージの選定から設定、運用方法まで、丁寧にサポートしてくれました。

2つ目は、機能面の充実です。Reckonerは、私たちの要件を満たす機能を備えていましたし、SmartHRの項目追加にも柔軟に対応できる点や、ノーコードで操作できる点も魅力的でした。

3つ目は、スリーシェイク社の対応です。私たちの課題や要望に対して、常に親身になって、熱意を持って対応してくださいました。スリーシェイク社なら、信頼できるパートナーとして、一緒にReckonerの導入を進めていけると感じました。

ツールを用いたデータ連携の仕組みづくりは初めての試みでしたので、専門知識が必要だと感じ、当初は不安を抱えていました。しかし、スリーシェイク社の弊社への真摯な向き合い方を見て、安心して導入を進められると判断し、導入を決めました。

初回商談から約半年で契約、わずか1か月半後に本格稼働
人事労務担当者だけでもワークフロー構築できた

――どのようなプロセスでReckonerを導入しましたか？

初回商談から約半年後には契約を締結しました。社内の稟議に時間を要しましたが、Reckonerの導入に対する思いが強く、そこからわずか1か月半後にはReckonerを本格稼働させることができました。

Reckonerはクラウド型サービスのため、弊社の情報システム部門にセキュリティチェックや運用課題を確認してもらうだけで導入準備が完了しました。Reckonerのワークフロー構築も、私たち人事労務担当者だけで行うことができました。ITの専門知識がなくても直感的に操作ができる点は、期待値が高かったです。

オンプレミス型人事システムとSmartHRのデータ自動連携ワークフローを構築

――具体的に、どのようなワークフローを構築したか教えてください。

自動化を実現したい業務はいくつかありましたが、その中でも優先度の高い新規入社者登録業務について2つのワークフローを構築しました。

1つ目は、オンプレミス型人事システムの入社時データ連携によるSmartHRアカウント発行の自動化です。

従来は、入社する従業員ごとに、私たち人事労務担当者がSmartHRのアカウントを手作業で発行していました。しかし、Reckoner導入後は、このプロセスを自動化することができました。

具体的には、まず、人事労務担当が新規入社者の社員コードや氏名など登録に必要な最低限の人事データをオンプレミス型人事システムへ入力します。次に、これらの基本的人事データをCSVデータとして出力し、Reckonerにアップロードします。Reckonerでは、クラウドストレージ上に配置した所属部署や採用区分などのマスタデータと、アップロードしたCSVデータを照合し、SmartHRの仕様に合わせたデータ形式に変換します。そして、SmartHRに自動連携することで、アカウント発行を行います。

新規入社者には、事前にSmartHRへのログイン方法を案内してありますので、アカウントを通知することでログインが可能になります。ログイン後、自身のスマートフォン等で住所や電話番号などの詳細な人事情報を入力・更新してもらいます。データ連携は、基本的には週に2回定期的に実行していますが、入社が集中する時期などは、必要に応じて毎日実行する場合もあります。

2つ目は、オンプレミス型人事システムにある雇用契約書の自動データ加工とSmartHRへの自動連携による業務効率化です。

以前は、従業員1人ひとりの雇用契約書を紙で出力し、内容を確認後、担当者がオンプレミス型人事システムに手入力していました。その後、CSVデータとして出力し、さらに複数の契約パターンごとの関数で加工した上で、SmartHRにアップロードするという、非常に煩雑な作業が発生していました。

Reckonerでは、オンプレミス型人事システムから出力した雇用契約のCSVデータをReckonerにアップロードするだけで、SmartHRで必要な形式に自動でデータ加工され、SmartHRへ登録されるようになりました。従業員によって契約内容が異なるので、場合によっては手で編集することもありますが、従来に比べると飛躍的に業務工数が削減され、登録ミスも減りました。当初は、新規入社者の契約書作成から始めましたが、既存従業員についても年2回ある契約更新を全て切り替えることができました。

※ワークフローイメージは「――Reckonerの導入により、どのような効果・変化がありましたか？」欄に掲載

Reckonerの安定稼働を支える、充実したサポート体制

――実際に使ってみて、Reckonerの性能やサービスの品質についてどう感じていますか？

Reckonerが問題無く稼働しているのは、Reckonerのサポート担当の方のおかげだといっても過言ではありません。

初めてReckonerの画面を見たときは、自分たちで扱えるのかと不安に思っていました。しかし実際に使ってみると、非常に直観的に操作できる画面設計になっており、レスポンスが速く手厚いサポートもあって、少しずつ慣れていきました。

Reckonerを使ってやりたいことを実現するために、どのような設定を行えば良いのか見当がつかない場合でも、私たちの要望を細かくヒアリングした上で、最適な設定方法を提案してくれるので、本当に心強いです。

Reckonerは、操作性、機能、そしてサポート体制のどれをとっても非常に優れています。特にサポート体制の部分は、ツールを導入する上で重要なポイントだと改めて感じました。

ヒューマンエラーの大幅な軽減、ボタンクリックだけで自動データ加工と連携、業務の属人化防止　ー「感動」の一言に尽きる

――Reckonerの導入により、どのような効果・変化がありましたか？

Reckonerを導入したことで、オンプレミス型人事システムとSmartHRとのデータ連携が自動化され、業務の効率化、ヒューマンエラーの大幅な削減、そしてデータの正確性向上という点で、大きな効果がありました。これにより、担当者が安心して業務に取り組めるようにもなりました。

従来は、SmartHRのアカウント発行や、オンプレミス型人事システムからSmartHRへのデータ連携作業に多くの時間を費やしていました。CSVデータの加工や整形、SmartHRへのアップロードなど、一つひとつの作業を手作業で行っていたため、どうしても時間がかかってしまっていたのです。

しかしReckoner導入後は、これらの作業がReckonerへのCSVアップロードとボタンクリックだけで完了するようになり、「感動」の一言に尽きます。

例えば、以前は従業員がSmartHRを利用できるようになるまでに時間がかかってしまっていましたが、Reckoner導入によってアカウント発行が自動化されたことで、すぐにSmartHRにアクセスして情報を入力・更新できるようになりました。SmartHR上に人事情報が拡充されたことで、SmartHRの活用促進にも繋がっています。

また、従来は関数を駆使して行なっていた雇用契約書のデータ加工とSmartHRへのデータ登録も、Reckoner導入によって自動化されました。その結果、担当者はオンプレミス型人事システムから出力したCSVデータをReckonerにアップロードするだけで業務が完了するようになり、大幅な業務効率化とヒューマンエラー発生リスクの軽減を実現しました。

さらに、Reckoner導入によってデータ連携プロセスが可視化されたことも大きな変化です。Reckoner上では、どのようなデータが、どのように加工され、SmartHRのどの項目に連携されているのかが一目でわかるようになっています。そのため、担当者が変更になった場合でも、Reckonerを参照することで、スムーズに業務を引き継ぐことができるようになりました。

Reckonerは、一度設定してしまえば、その後は特別な操作スキルや知識がなくても運用していくことができます。この点も、業務の属人化を防ぐ上で非常に有効だと感じています。

Reckonerのワークフロー構築プロセスにおいて、各システム構造の理解が深まった

――逆に大変だったことや苦労したことはありますか？

いざReckonerでデータ連携の仕組みを構築するとなると、やはり初めての経験だったので、最初は戸惑うこともありました。特に、データソースとなるオンプレミス型人事システムの仕様やデータの癖を理解するのに苦労しました。

しかし、スリーシェイク社のサポート担当の方が、私たちの疑問点に対して、いつも親身になって相談に乗ってくれました。「このデータはどういう仕様で、どんな風に扱えばいいのか」「こういう処理をしたい場合は、Reckonerをどのように設定すればいいのか」など、具体的な質問をすると、その都度、的確なアドバイスを下さいました。また、ただ単に私たちの質問に答えるだけではなく、「なぜそうなるのか」「他に方法はないのか」といった視点で、一緒に考えてくれることも多かったです。

そのおかげで、Reckonerを使っていくうちに、自然とデータ連携の仕組みや、オンプレミス型人事システムとSmartHRのシステム構造に対する理解を深めることができました。これは、Reckoner導入によって得られた大きな副次的効果だったと感じています。

最優先課題は解決
今後はシステム間の双方向データ同期と他部門での活用を検討

――今後どのようにReckonerを活用していくか、展望をお聞かせください。

Reckoner導入の最大の目的は、オンプレミス型人事システムとSmartHRのスムーズなデータ連携を行うことでした。最優先課題は解決できたので、まずは成功だと感じています。

今後は、SmartHR上での年末調整や給与の参照を可能にするなど、さらに利便性を高めていきたいと考えています。そのために、オンプレミス型人事システムとSmartHR間で、より密接なデータ連携を実現できるように、Reckonerを活用していきたいです。具体的には、一方のシステムに入力されたデータが、もう一方のシステムにも自動的に反映されるような、エコシステム的な双方向のデータ同期を目指しています。

そしてReckonerは、人事労務部門だけでなく、営業や経理、経営企画など、他の部門でも活用できる可能性を秘めていると感じています。今後は、全社的にReckonerの活用を推進していくことも検討しています。

社外に目を向けると、Reckonerは、専門知識がなくても直感的に操作できるツールなので、どんな企業にも導入しやすいと思います。私たちが先駆者となって、Reckonerの有用性を広め、多くの企業の業務効率化において参考になれば嬉しいです。

――最後に、スリーシェイクやReckonerに今後期待することがあればお聞かせください。

Reckonerは非常に優れたツールですが、さらなる進化を遂げてほしいという思いがあります。

まず、UI/UXの改善についてです。Reckonerは直感的な操作が可能な点が魅力ですが、ITの専門知識がない担当者にとっては、まだ少し分かりづらい部分もあるかもしれません。例えば、各機能の説明がより詳しく表示される、あるいは「この機能を使えば、こんなことができる」といったユースケースが具体的にイメージできるようなUI/UXになれば、さらに使いやすくなると思います。

そして、Reckonerの活用シーンを広げるために、さまざまな業務におけるユースケースを、スリーシェイク社から積極的に提案してくれると嬉しいです。私たち自身、Reckonerの可能性を最大限に引き出せているか、少し不安に感じている部分もあります。スリーシェイク社には、ぜひ、Reckonerを活用した業務改善のアイデアを、どんどん発信していただきたいです。

日々業務に追われていると、どうしても視野が狭くなりがちで、現場では気づきにくい課題や改善点も出てくると思います。スリーシェイク社には、第三者としての客観的な視点から、私たちの業務プロセスを見直し、改善のヒントとなるような提案をいただけることを期待しています。

――お忙しいところお話しをお聞かせいただきありがとうございました！