kintoneデータの自動連携により、業務効率化を実現 ～スリーシェイクとの二人三脚で更なるデータ活用へ～
株式会社サンプロシード
株式会社サンプロシード（本社：大阪府大阪市、代表取締役：西島良行）は、大阪・京都・兵庫を中心にマンション経営をサポートする賃貸住宅の管理会社です。「感動創造情熱企業」を理念に掲げ、顧客の期待を超えるサービスを提供しています。2020年６月に、クラウドネイティブなデータ連携プラットフォーム「Reckoner（レコナー）」を導入。現在は、データベースとスプレッドシートのデータ連携に活用するとともに、データ分析への活用に向けて取り組んでいます。Reckonerの導入経緯や活用方法について、中山 朝陽（なかやま・あさひ）さんにお話を伺いました。
事業内容
賃貸住宅管理のエキスパートとして、きめ細かい行き届いた賃貸管理を行う
――はじめに、御社の事業内容をお聞かせください。
当社は、不動産の賃貸管理業務を主に行っている会社です。契約の管理や、解約・更新その他の事務を行う、いわゆる管理会社ですね。
――中・小規模の不動産を主に管理していらっしゃるそうですね。
はい。当社のお客様は、様々な規模の賃貸マンション・ハイツ・アパートのオーナー様が中心です。オーナー様と入居者様のどちらも笑顔になる「Win-Winの関係」を目指して、
きめ細かい行き届いた賃貸管理を行っています。私自身は、契約書の作成、解約の手続き、支出明細の作成、家賃の管理などの各種事務を担当しています。
課題／導入の経緯
Reckoner導入の決め手は、スリーシェイクへの信頼と期待
――今回、データベースの整備を機にReckonerを導入していただきました。導入に至った経緯をお聞かせください。
そもそもの課題として、Excelを使った管理が非常に多いことがありました。サーバーの容量が圧迫されて、探したいデータがどこにあるかわからない状況で…。また、複数人が同時に同じファイルを編集できず、業務が非効率になっていました。そこで、データベースを整備してデータを一元管理しようと思い、サイボウズ株式会社が提供している「kintone」を導入することにしたんです。その時、kintone導入のサポート会社から、スリーシェイクのReckonerを紹介していただきました。
――Reckonerを導入することにした決め手は何でしたか？
まず、データベース（kintone）とスプレッドシートを連携できることですね。連携できることを知らなかったので、すごく便利だと思いました。スプレッドシートであればExcelから移行しやすいですし、kintoneに流したデータをスプレッドシートに出力して皆で一緒に触ることもできるので、一回やってみようと考えました。そしてもう一つ、最終的な決め手は、スリーシェイクの対応が非常に良かったことです。誠実さはもちろん、ユニークさもあって。何より、サポートの内容がわかりやすかった。「親身になって考えてくれている」と感じました。こちらの話を丁寧に聞いてくれて、それをReckonerというシステムに反映してくれる、そんな信頼と期待を持てました。
――対応の良さを褒めていただき、大変光栄です。
Reckonerの運用を開始するまでの準備期間はどれくらいでしたか？
１か月くらいですね。その間、スリーシェイクの渡邊さん、山本さんと色々なやり取りをして、当社の業務に合うように調整しました。スリーシェイクからのレスポンスは迅速で、対応もしっかりしてくださるので、とても安心できました。他のシステム会社と一線を画す、素晴らしい対応だと感じました。
導入後の効果
データベースとスプレッドシートの連携により、業務負担を減らして新たな時間を創出
――現在、Reckonerをどのように活用していますか？
日常的に活用しているのは、スプレッドシートとkintoneに入力した内容を相互に反映させる、データ連携です。Reckoner導入前は、手元のExcelシートに入力して、同じ内容を別の共有用のファイルに入力するといった二重の作業が生じていました。Reckonerの導入により、すべてのデータをkintone上で共有できるようになり、業務が効率化されました。Reckoner導入後に入社した社員は、既に当たり前に活用しています。以前からいる社員は多少の慣れが必要ですが、定着さえすれば業務スピードが速くなることは明らかなので、導入して良かったです。
――業務が効率化された分、他の業務や顧客サービスに時間を有効活用できそうですね。
そうですね。特に、外出時間が長い営業担当者にとっては、データを外で扱いやすい環境になった効果は大きいです。新たな時間を生み出せた分、これまで以上にお客様に対して貢献できていると思います。
今後の展望
データ連携の次は、データ分析へ。自社に合う技術を積極的に取り入れていきたい
――今後、どのようにReckonerを活用していきたいですか？。
次のステップとして、売上の管理、原価の管理、利益率の算出といったデータ分析への活用に取り組んでいます。元々は、スプレッドシートに反映したkintoneのデータに、関数を組んで計算していたんです。「そんな計算をしなくても、Reckonerで効果的にデータ分析ができますよ」とスリーシェイクから提案していただいたので、ぜひやってみようと。一部は既に運用を始めていますが、まだまだ不完全なので、スリーシェイクと相談しながら内容を詰めているところです。
――スリーシェイクやReckonerに今後期待することがあればお聞かせください。
不動産業界に共通する傾向だと思いますが、当社はシステムにはあまり明るくありません。ですので、データ分析や効率化といった技術や方法があるなら、ぜひ今後も提案していただけたらありがたいです。kintoneもReckonerも、もっと活用していきたい。当社に合うものがあれば、積極的に取り入れていきたいです。スリーシェイクの方は、営業担当者もエンジニアも皆さんとても話しやすく、心から頼りにしています。
