課題・現状
現在、kintoneで顧客情報を管理、WAN-Signで電子契約締結を行っているが、両システムの連携がスムーズにいかず、以下の課題を抱えている。
1. 契約手続きにおける非効率性
・WAN-Signへの署名者情報入力はkintoneを見ながらの手入力のため、転記ミスが発生しやすい。
・締結後、WAN-Signからkintoneへ文書を手動アップロードする必要があるため、作業負担が大きく、アップロードミスや忘れのリスクもある。
2. 情報共有の遅延と不確実性
・WAN-Signアカウントを持たない担当者は、kintoneにアップロード済みの文書しか確認できない。
・アップロードが遅れると最新情報が共有されず、顧客対応に支障が出る可能性がある。
・情報共有にアカウント所有者への依頼が必要となり、手間と時間がかかる。
3. 文書管理の属人化とコンプライアンスリスク
・文書の管理が担当者に依存しており、属人化している。
・コンプライアンスの観点から、改善が必要な状況。
Reckoner（レコナー）導入の効果
情報共有の効率化とアクセシビリティの向上
WAN-Signで締結された文書はReckonerを介して自動的にkintoneに格納・一元管理される。これにより、WAN-Signアカウントを持たない担当者もkintoneから容易に文書へアクセス可能となり、社内における情報共有がスムーズになる。必要な時に必要な情報へアクセスできる環境が整うことで、迅速な顧客対応を行うことができ、顧客満足度向上に繋がる。
業務効率の大幅な改善とヒューマンエラーの撲滅
WAN-Signへの署名者情報入力、締結済み文書のkintoneへのアップロードといった一連の作業が自動化される。これにより、担当者の手作業による負担を大幅に軽減し、入力ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを撲滅することができる。
セキュリティとコンプライアンスの強化
文書の一元管理と無暗なアクセス権限付与防止による適切な情報管理を実現する。情報漏洩リスクを低減し、コンプライアンス強化にも貢献。
kintoneの顧客情報をWAN-Signへ連携、WAN-Signで締結完了した文書をkintoneへ連携する、一気通貫の自動データ連携を行う方法
STEP1
接続設定
Reckoner（レコナー）が、データソースとなるkintoneと、データ転送先となるWAN-Signにアクセスできるようにするため、接続設定を行う。
STEP2
データ加工・変換
SQLを記述することなく、Reckoner（レコナー）がkintoneの顧客情報を取得する。
「フィールド変換」タスクを用いて、kintoneとWAN-Signの管理項目名（フィールド名）をマッピングする。
契約締結済みの文書がWAN-Sign上に生成されたらReckonerがその文書を取得する。
kintoneの管理項目名（フィールド名）に戻す。STEP3
ワークフロー作成・データ連携
検証環境を用意することなく、Reckoner（レコナー）の画面上で処理結果のプレビューをぱっと確認。バッチ制作不要で、kintoneとWAN-Signを繋いでデータの流れを作成する。
顧客マスタ×電子契約システム×Reckonerで、一気通貫の自動データ連携が可能
手作業からの脱却やヒューマンエラー撲滅、業務フローの自動化や効率化、アクセシビリティの向上が期待できる。
