【経理部門向け】入出金管理でETLを利用すべき5つの理由

Reckoner編集部

2021.5.11

銀行振込、現金、クレジットカード、QR決済、IC決済、コンビニ払いなど、特に個人・一般消費者向けビジネスにおいて、決済方法は多様化しています。このため、毎月の経理の締めを行う際に、各決済方法ごとの履歴を出力して、Excelマクロ等を利用した「半自動処理」を行っている組織は多くあります。しかし、経理の「半自動処理」にはリスクがあります。

以下では、入出金管理をETLを利用して自動化すべき5つの理由についてお伝えした上で、具体的にどのように自動化するかについてご紹介いたします。

なぜ「半自動処理」をやめてETLを利用すべきか

では、早速「半自動処理をやめてETLを利用すべき5つの理由」をご紹介します。

(1)保守性の低下

Excelマクロの多くは、組織的にメンテナンスされておらず、Excelが得意な担当者が作り上げたものを「秘伝のタレ」のように、改修を繰り返して使われている場合が大半です。

つまり、Excelマクロはブラックボックス化されており、そのマクロの中を完全に理解しているのは、作った本人しかいません。これは会社業務の保守性という観点からは大きな問題となります。以下の(2)についても、ブラックボックス化による保守性の低下がその原因です。

(2)担当者への業務負荷

連携先のシステム変更やバージョンアップ、税率変更などが相次ぐと、半自動システムの担当者が処理を変更しなければならなくなります。きちんとシステム化されていない処理の場合、処理の変更対応を行う担当者はごく少数(多くの場合1名)であるため、担当者に負荷が集中することになります。

結果、担当者が長時間労働を強いられることになり、担当者の健康を損なうことになったり、担当者の就労環境に対する不満を高めることになります。

(3)処理速度・安定性

Excelマクロの処理速度は、「処理の複雑性」「Excelというアプリケーションの限界」ならび「Excelマクロを立ち上げている物理PC/サーバースペック」に依存します。処理件数が多くない、または処理が複雑でない場合は、短時間で処理は完了できますが、数千件、数万件、数十万件というように処理件数が増加すると、処理完了までに長い時間がかかります。担当者のPC上でこうした処理を行っている場合は、処理完了まで担当者はPCでの作業が行えなくなります。

また、処理件数が著しく多い、処理が重いといった条件が重なると、Excelマクロが正しく動作せずに異常終了する場合もあります。この場合は、ファイルを細かく分けて、処理を最初からやり直すといった手間が生じます。

(4)データ登録から共有までの速度

取引データを基幹システムだけではなく、他のシステムから確認したい場合についてです。Excelマクロでのデータ登録は、「経理会計の基幹システム」にのみ行われるのが一般的です。そして、基幹システムに登録されたデータを、日時バッチなどで出力して社内で共有されます。

つまり、最新データを見たいと思っても、確認できるようになるには「基幹システムへのデータ登録」「基幹システムからのバッチ出力タイミング」を待たねばならず、時間がかかります。

(5)担当者の退職など

Excelマクロ等を利用して経理の半自動処理を実現した担当者は、会社の経理業務に貢献した従業員といえます。しかし、これは同時にリスクも背負い込んでしまいます。

半自動処理の担当者が退職する場合、円満退職であれば正しく引き継ぎが行われ、Excelマクロの中身に関しても正しい説明が行われます。しかし、円満退職でない場合は、引き継ぎなしで退職ということもありえます。この場合、「当面の業務は回るが、システム変更や税率の変更などがあると、変更に対応できない」という事態が発生します。

さらに悪いケースとしては、担当者が退社時に「最新のExcelマクロを会社に残さず、全て引き上げてしまう」ことです。業務時間内に作成したExcelマクロであれば、当然会社に所有権がありますが、権利を主張して争っていても、その間、経理処理は止まってしまいます。

また、担当者の退職以外にも「担当者が急逝してしまい処理に関して何も引き継がれない」という問題や、「担当者が『自分が会社の処理を回している』と増長しトラブルを引き起こす」といった問題もあります。

ETLで行われる処理はどのようなものか

次に、ETLで何を行うかについてです。ETLは「抽出したデータを、出力先システムに適合するように変換した上で、ロードする」処理を一元的に行います。

「半自動処理」を行っていた場合は、各決済サイトで決済情報をダウンロードし、これをExcelマクロで処理を行い、最終的には手動で各出力先にロードする(インポートする)というやり方でした。

ETLを利用すると、以下のようになります。

データの抽出

各決済企業からデータを取得する方法は、データの提供方法により自動化できる場合と、自動化出来ない場合があります。

例えば、「データ取得方法は、『ウェブサイトから期間を指定してCSVファイルをダウンロード』のみ」という場合は、そのままでは自動化できないため、自動化するためには「RPAを利用する」など追加の方法が必要となります。

データの変換

データを取得後の処理は、ExcelマクロとETLで大きく異なります。ETLがデータを抽出し、あらかじめ定められた処理に基づきデータを処理します。Excelマクロと大きく違う点は、「データをどのように処理するか」がETL上で分かりやすく可視化されているため、ブラックボックス化が起こりにくいことです。

このため、担当者が処理を抱え込むことが発生しにくくなると同時に、将来必要な変更が生じても「処理の全体像を把握しやすく、修正も行いやすい」点が利点です。

また、当社のETL製品「Reckoner」のように、処理をクラウド上で行っている場合は、「億単位のデータ処理」が可能です。クラウドの膨大なリソースを利用して、Excelマクロと比べて高速かつ安定した処理が可能となります。データ処理中に担当者のPCリソースを消費することはないため、担当者はデータ処理中に別な業務を並行して行えるため、効率的に時間を使えます。

データのロード

Excelマクロでデータを変換した後のデータ登録処理は、会計や経理の基幹システムに対してのみ実施するのが一般的です。これに対してETLでは、複数の出力先に対して別々なデータフォーマットでのデータ出力が可能です。

これにより、「他システムを利用する従業員が、必要なデータをよりリアルタイムで入手」しやすくなり、「鮮度の高いデータをもとにした意思決定」が促進されます。

ETLで5つの課題を解決

出入金管理は、その業務の特殊性から特定の事務スタッフが長期間担当する場合が多いです。このため、「任せられるスタッフ」に長期間任せっきりにしていた結果、ブラックボックス化による問題が多数生じることになります。

ブラックボックス化を防ぎ、処理内容を誰でも見ることができ、かつ別な人が代替できる処理を行うには、ETLの利用が最も望ましいといえます。もし、Excelマクロのような「属人的な半自動処理」を行っている場合は、ぜひETLをご検討ください。

当社ELTの「Reckoner」は、クラウドネイティブのETLであり、プログラミング不要で非エンジニアの方でもご利用頂くことが可能です。

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